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国家档案局令(第6号)

发布时间:2010-06-22浏览次数:

第6号

《电子公文归档管理暂行办法》己于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过.现予公布.白2003年9月1日起施行。

局长毛福民

二00三年七月二十八日

电子公文归档管理暂行办法

第一条为了加强对电子公文的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》,制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文.是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性、移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文,应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行,各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器,存放处理完毕应归档保存的电子公文,以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电于公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子公文的真实性。

第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子公文及相关的信息和软什无缺损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致,处理过程无差错。

第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文.移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验.确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密,必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条归档的电子公文,应按本单位档案分类方案进行分类、整理,井拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理,提供利用有密级要求的归档电子公文,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除.并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条本办法末尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第二十二条本办法由国家档案局负责解释。

第二十三条本办法白2003年9月1日起施行。

国家档案局中央档案馆关于认真贯彻

《电子公文归档管理暂行办法》的通知

档发(2003)6号

各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,

新疆生产建设兵团档案局、馆.中央和国家机关各部委档案部

门,总参档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各

人民团体档案部门,中国照片档案馆,中国人民人学档案学院:

为规范电子公文的归档,保证归档电子公文的完整与安全,

国家档案局中央档案馆根据《中华人民共和国档案法》和国务

院办公厅发布的《电子公文传输管理暂行办{去》有关规定,制

定了《电子公文归档管理暂行办法》,并于2003年7月28日

以国家档案局第6号令发布实施。

电子公文归档管理及相关工作十分重要。今年7月13日,

中共中央政治局候补委员、中央_书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对《国家档案局关于发布(电子公文归档管理暂行办法)的请示》作了重要批示。王刚同志在批示中指出:“电子公文的归档与管理、档案信息资源的保护与开发利用,是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。在当前信息技术手段层出不穷和机读数据大量出现的形势下,制定这一办法,对电子公文的归档管理进行相应规范很有必要,这对于促进全国的办公自动化和档案信息化工作具有指导意义。请国家档案局认真组织该办法的实施,在国家电子政务建设的总体框架下,认真研究新情况,加强分类指导。特别要针对电子公文的特点,

进一步研究解决保真、保密和保存等问题,使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。”王刚同志重要批示对我们做好电子公文归档管理工作具有重要指导意义。全国各级档案部门要认真学习领会批示精神,认真贯彻执行《电于公文归档管理暂行办法》的各项规定,督促检查电子公文形成机关切

实做好电子公文归档管理工作。现提山以下要求:

一、要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与贯彻《全国档案信息化建设实施纲要》结合起来。为适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》.对“十五”期间的档案信息化建设进行了总体规划。在《全国档案信息化建设实施纲要》中,明确提出要在档案信息资源建设中加强电子公文归档管理工作,

各级档案部门要把实施《电子公文归档管理暂行办法》,作为落实《全国档案信息化建设实施纲要》的一项重要内容,以加强电子公文归档管理工作为突破口,加快推进全国档案信息化建设。

二、要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与全国提高档案工作水平结合起来。包括电子公文归档管理工作在内的档案信息化建设,需要以档案工作的标准化、档案基础业务建设、

档案法制建设等为基础,而档案信息化建设又为档案事业的全面发展提供了必不可少的条件。各级档案部门要以实施《电子公文归档管理暂行办法》为契机,注重档案工作各项业务的相互结合和促进。正确认识和把握关系档案事业发展全局的一系列问题,以加强电子公文归档管理工作带动档案信息化建设.

以档案信息化带动档案管理现代化建设,进而带动档案工作整

体水平的提高。

三、要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与参与国家电子政务建设结台起来。电子政务建设是国家信息化建设中的一项重大工程,是今后一个时期办公自动化和档案信息化工作的重点,对于转变政府职能.提高行政质量和效率,增强政府监管和服务能力,实施信息化带动,工业化的发展战略,具有十分重要的意义。电子公文归档管理工作是电子政务建设的一项内容,实施《电子公文归档管理暂行办法》,是档案部门参与本地区本单位电子政务建设的一个很好契机。各级档案部门要抓住机遇,采用计算机及网络技术逐步完善电子政务环境下的电子公文归档的运行机制和模式,对解决当前电子政务建设中统一标准、资源整合、安全保障等问题进行有益的探索.为国家电子政务建设贡献力量。

四、要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与研究解决电子公文的保真、保密和保存问题结合起来。电子公文的保真、保密和保存问题,是档案工作在新的技术条件下遇到的亟待解决的重大问题。各级档案部门要在实践中注意摸索.并与有关技术部门携手合作,开展攻关.争取早日攻克这些难题。使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。

国家档案局中央档案馆

二00三年七月十二九日

ICS?01?140?20

A?14

中华人民共和国国家标准

GB/T18894—2002

电子文件归档与管理规范

Standardsofelectronlcrecordsfilingandmanagement

2002—12—04发布2003—05一01实施

中华人民共和国

发布

国家质量监督检验检疫总局

前言

本标准的附录A是规范性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位:国家档案局。

本标准主要起草人:邱晓威、郭嗣平、王良城、赵中新、马淑桂、李晓明、刘伟晏、李伯富、冯丽伟:赵嘉庆、谈胜祥、郝晨辉、朱煜、陈宇。

电子文件归档与管理规范

1范围

本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1电子文件electronicrecords

指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子文件archivalelectronicrecords

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。

3.3背景信息context

指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4元数据metadata

指描述电子文件(3.1)数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5逻辑归档logicalfiling

指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6物理归档physicalfiling

指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

3.7真实性authenticity

指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

3.8完整性integrity

指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。

3.9有效性utility

指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3.10捕获capture

指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。

3.11迁移migration

指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

4总则

4.1电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。

4.2应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

4.3应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。

4.4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.5具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

4.6应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

5电子文件的真实性、完整性和有效性保证

5.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

5.1.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.2应采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。

5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

5.2.2设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

5.2.3对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

5.2.4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

5.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

5.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

5.5电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。

6电子文件的收集与积累

6.1收集积累要求

6.1.1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

6.1.2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。

6.1.3对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。

6.1.4对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

6.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6.1.6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

6.1.7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

6.1.8对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.1.9对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。

6.1.10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

6.1.11对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。

6.1.12定期制作电子文件的备份。

6.2电子文件的登记

6.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。

6.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

6.2.3电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

6.2.4电子文件稿本代码:M——草稿性电子文件;U-——非正式电子文件;F—正式电子文件。

6.2.5电子文件类别代码:T——文本文件;I——图像文件:G——图形文件;V——影像文件;A——声音文件;O——超媒体链结文件;P——程序文件;D--数据文件。

7电子文件的归档

7.1归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

7.2鉴定

7.2.1电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

7.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.2.3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。

7.2.4电子文件保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

7.3归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.4检测

在进行电子文件归档工作时,应对归档电子文件的基本技术条件进行检测,检测内容包括:硬件环境的有效性,软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.5归档

电子文件的归档,按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

7.5.1逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门,在归档工作中,存储格式和位置暂时保持不变。

7.5.2物理归档

7.5.2.1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件,均应定期完成物理归档。

7.5.2.2把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝。

7.5.2.3本标准推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

7.5.2.4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

7.5.2.5特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

7.5.2.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》

(见附录A的表A.4和表A.5)。

归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A的表A.4),以件为单位填写续页(见附录A的表A.5)。

7.5.2.7对需要长期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

7.5.2.8归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

8归档电子文件的整理

8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行。

8.2归档电子文件以件为单位整理。

8.3同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。

8.4按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

8.5电子文件的著录应参照DA/T18进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等)。

8.6将著录结果制成机读目录和纸质目录。

9归档电子文件的移交、接收与保管

9.1移交、接收与保管要求对归档电子文件,应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门,进行集中保管。在已联网的情况下,归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行,但仍需履行相应的手续。

9.2移交、接收检验

9.2.1文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。

9.2.2检验项目如下:

——载体有无划痕,是否清洁;

——有无病毒;

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

——对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)的相应栏目。

9.2.3档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。

9.3移交手续

档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份,一份交电子文件形成单位,一份由档案保管部门自存。

9.4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:

a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

b)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。

c)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

d)环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。

归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上述条件。

9.5有效性保证

9.5.1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。

9.5.2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

9.5.3对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

9.5.4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A.6)。

9.6迁移

随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文件进行迁移操作,并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A.7)。

9.7利用

9.7.1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

9.7.2利用时应使用拷贝件。

9.7.3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。

9.7.4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

9.8归档电子文件的鉴定销毁

9.8.1归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后买施。

9.8.2属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

9.9统计

档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

附录A

(规范性附录)

登记表格式

表A?1电子文件登记表(首页)

文件

特征

形成部门

完成日期

载体类型

载体编号

通讯地址

电话

联系人

设备环境

硬件环境(主机、网络服务型号、制造厂商等)

软件环境

(型号、版本等)

操作系统

数据库系统

相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等

记录结构

(物理、逻辑)

□定长

□可变长

□其他

记录

总数

总字

节数

记录字符、图形、音频、视频文件格式

文件载体

型号:

数量:

备份数:

□一件一盘□多件一盘

□一件多盘□多件多盘

填表人(签名)

年月日

审核人(签名)

年月日

表A.2电子文件登记表(续表)

第页

文件

编号

题名

形成

时间

文件稿

本代码

文件类

别代码

载体

编号

保管

期限

备注

表A.3归档电子文件移交、接收检验登记表

检验项目

单位名称

移交单位:

接收单位:

载体外观检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验

填表人(签名)

年月日

年月日

审核人(签名)

年月日

年月日

单位(印章)

年月日

年月日

表A?4归档电子文件登记表(首页)

文件

特征

形成部门

完成日期

载体类型

载体编号

通讯地址

电话

联系人

设备环境

硬件环境(主机、网络服务型号、制造厂商等)

软件环境

(型号、版本等)

操作系统

数据库系统

相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等

记录结构

(物理、逻辑)

□定长

□可变长

□其他

记录

总数

总字

节数

记录字符、图形、音频、视频文件格式

文件载体

型号:

数量:

备份数:

□一件一盘□多件一盘

□一件多盘□多件多盘

文件

交接

送交部门

通讯地址

电话

联系人

送交人(签名)

年月日

接收部门

通讯地址

电话

联系人

接收人(签名)

年月日

表A.5归档电子文件登记表(续页)

第页

文件

编号

题名

形成

时间

文件版

本代码

文件类

别代码

载体

编号

保管

期限

备注

表6.A归档电子文件管理登记表

归档电子

文件设备

情况登记

新设备兼

容性检验

磁性载体

转存登记

填表人(签名)年月日

审核人(签名)年月日

单位(盖章)年月日

表A.7归档电子文件迁移登记表

源系统

设备系统

硬件系统

系统软件

应用软件

存储载体

目标系统

设备情况

硬件系统

系统软件

应用软件

存储载体

被迁移文档

电子文件情况

记录数:字节数:

迁移时间:

操作者

填表人(签名)年月日

审核人(签名)年月日

单位(盖章)年月日

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